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Distribution de documents

Une plateforme web conviviale pour toute votre correspondance sortante.
Envoyez vos documents via différents canaux sans développements informatiques internes ni intégrations d'API. Demandez un compte et c'est parti !

Basic

Pour les expéditeurs occasionnels ​

€ 0 mois

  • Envoi recommandé électronique
  • Envoi recommandé hybride
  • 3 utilisateurs
  • 30 jours d'archivage
    •
Créer un compte

Pro

Pour les entreprises avec du courrier fréquent

€ 75 mois

  • Envoi recommandé électronique
  • Envoi recommandé hybride
  • Courrier papier
  • E-mail
  • E-mail sécurisé avec code SMS
  • Envoyer via eBox*
  • Téléchargement en masse
  • Nombre illimité d'utilisateurs
  • Répartition des utilisateurs dans les services
  • E-mails de votre propre domaine et avec propre logo
  • Enveloppes avec votre propre logo
  • Archivage à long terme
    •
  • Prix par message inférieur à celui de BASIC
Réserver une démo

DOCCLE

Prix sur demande
Disponible en option avec Basic, PRO ou autonome

  • Envoyer des documents via Doccle
  • Lien de paiement dans Doccle
  • Code QR avec lien de paiement sur les documents
  • Demande de signature (e-signature avec eID/itsme)
    •
Réserver une démo

PEPPOL

Prix sur demande
Disponible en option avec Basic, PRO ou autonome

  • Envoyer des e-factures via UBL upload
  • Envoyer des e-factures via saisie manuelle
  • Recevez des factures électroniques
    •
Réserver une démo

*L'envoi des document via eBox est uniquement disponible pour des institutions gouvernementales.
Les prix indiqués sont hors TVA et hors coûts des messages. Cliquez sur le lien suivant pour un aperçu des coûts des messages : Télécharger.

Envoi recommandé

Via notre service qualifié eIDAS, les envois recommandés électroniques peuvent être échangés entre l'expéditeur et le destinataire sans aucune « intervention papier » et ceci avec la même valeur légale qu'un courrier recommandé papier traditionnel.

En plus de l'envoi recommandé électronique, la plateforme DigiConnect vous propose également une alternative hybride dans laquelle l'expéditeur prépare électroniquement l'envoi recommandé et le soumet sur la plateforme, après quoi nous l'imprimons, l'enveloppons, l'affranchissons et présentez-le à bpost pour expédition par lettre recommandée classique.

Comment fonctionne l’envoi recommandé électronique?


01

Soumettre le message

Vous soumettez le message avec un sujet, un corps de texte et/ou une ou plusieurs pièces jointes PDF.

02

Notification au destinataire

Le destinataire recevra une invitation par e-mail et/ou SMS à accepter et récupérer l'envoi recommandé sous forme électronique.

03

Récupérer l'envoi recommandé

Le destinataire s'identifie avec eID ou itsme®. Une fois l'identification réussie, le message peut être téléchargé.

04

Fallback-to-paper

Si, après un certain nombre de jours (à déterminer par l'expéditeur), le destinataire n'a pas encore récupéré l'envoi recommandé par voie électronique, il sera converti en envoi recommandé hybride où il est présenté à bpost pour l'envoi via lettre recommandée classique.



Envoyer des documents via Doccle

Envoyez des documents tels que des factures et des fiches de paie via Doccle. Avec plus de 3,5 millions d'utilisateurs, Doccle est la plus grande plate-forme en Belgique, où les utilisateurs peuvent recevoir et archiver en toute sécurité leurs documents provenant de différents expéditeurs dans un emplacement central.

Ajoutez un lien de paiement aux documents numériques ou ajoutez un code de paiement QR aux documents papier pour un paiement fluide et rapide.

Unique à notre plateforme est qu'aucun développement technique ou intégration d'API n'est requis de votre part pour envoyer des documents via Doccle. DigiConnect fournit une fonction glisser-déposer avec laquelle vous pouvez télécharger un ou plusieurs documents sur DigiConnect et les envoyer via Doccle.

Économisez sur vos frais de port

Envoyez-vous du courrier papier? Alors vous savez que les frais de port augmentent d'année en année. Une machine à affranchir n'est pas non plus gratuite. Si vous travaillez avec des timbres, c'est encore plus cher.

Grâce à l'utilisation du MailID, nous pouvons proposer des tarifs postaux considérablement inférieurs pour les gros volumes de courrier.

De plus, vous n'avez plus besoin d'acheter vous-même du matériel, comme du papier ou des enveloppes (imprimées), ce qui entraîne des économies supplémentaires. Et vous n'avez plus à faire le travail vous-même. Plus besoin d'imprimer, de plier des enveloppes et de les envoyer par la poste. Téléchargez simplement vos lettres et le tour est joué. Pourquoi attendre?

Grâce à notre courrier recommandé électronique, vous pouvez également économiser sur les frais de votre courrier recommandé.

Facturation électronique via PEPPOL

La facturation électronique via PEPPOL deviendra obligatoire en Belgique dans un contexte B2B à partir de 2026. Il est déjà obligatoire pour la facturation au gouvernement aujourd'hui. Soyez prêt et n'attendez pas jusqu'en 2026 pour commencer à envoyer et à recevoir des factures électroniques via PEPPOL, commencez dès aujourd'hui.


Qu'est-ce que PEPPOL ?

Peppol est un réseau d'échange de documents au format électronique structuré sur un réseau sécurisé. Pour échanger des documents, les expéditeurs et les destinataires doivent être connectés à un point d'accès Peppol, tel que DigiConnect. Les messages peuvent ensuite être échangés avec d'autres entreprises connectées à n'importe quel point d'accès. Les entreprises connectées au réseau Peppol reçoivent un numéro d'identification unique avec lequel elles peuvent se retrouver via un carnet d'adresses central. Comparez-le avec un réseau de téléphonie mobile. Si vous vous abonnez à Orange, vous obtenez un numéro téléphone mobile unique et vous pouvez appeler toute personne affiliée à n'importe quel fournisseur. Pas seulement à Orange, mais aussi à d'autres qui ont un abonnement chez Proximus, BASE,...







Format structuré

Les messages échangés via Peppol doivent répondre à certaines normes, en utilisant UBL. Pour envoyer, vous devez donc pouvoir créer une facture au format UBL. La plupart des logiciels de comptabilité peuvent exporter des factures au format UBL/XML, après quoi vous pouvez les télécharger en bloc sur DigiConnect. Toutefois, si vous ne disposez pas (encore) d'un progiciel comptable capable de générer des factures au format UBL. Aucun problème. Via DigiConnect, vous pouvez créer une facture à l'aide de simples champs de saisie à l'écran, qui est ensuite établie au format UBL et envoyée via Peppol.

Recevoir des factures électroniques

Vous pouvez consulter et télécharger les factures électroniques qui sont envoyées à votre entreprise via Peppol sur DigiConnect ou les exporter vers votre logiciel comptable ou ERP. Cependant, l'UBL est un format technique lisible par un ordinateur, mais pas facile à lire par l'homme. C'est pourquoi DigiConnect crée une version "Human Readable PDF" pour chaque fichier UBL reçu. Vous pouvez ensuite utiliser la facture UBL pour saisir automatiquement la facture dans votre logiciel de comptabilité et utiliser le "Human Readable PDF" lors du processus d'approbation. Ou si vous ne disposez pas (encore) d'un progiciel de comptabilité capable d'importer automatiquement les factures UBL, vous pouvez utiliser le "Human Readable PDF" pour saisir manuellement la facture. Vous pouvez alors au moins recevoir des factures électroniques via Peppol et ainsi respecter les obligations à venir.


24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à partir de votre PC ou autre appareil portable, donc également en dehors des heures de bureau

Plus de souci d’imprimante, de papier, d’enveloppes et de timbres

Un gain de temps puisque vous ne devez plus vous déplacer

Facile d’usage et bon marché

Écologique


Nos clients

Vous trouverez ci-dessous quelques clients qui utilisent notre service d'envoi recommandé.



Salle de courrier numérique

Vous pouvez faire numériser votre courrier entrant par nos soins via ce service.

Scannez et numérisez votre courrier

Vous vous assurez que votre courrier est transféré vers notre établissement, par exemple via le service de transfert de bpost. Dans un premier temps, nous effectuons le travail préparatoire dans lequel nous retirons le courrier des enveloppes, supprimons les agrafes, etc. Nous divisons ensuite votre courrier entre les courriers numérisables et non numérisables. Le courrier non numérisable est tout le courrier qui n'est pas en feuilles mobiles ou qui ne peut pas être coupé en feuilles mobiles, y compris les magazines publicitaires et les imprimés, ou dont la taille est supérieure à A3. Le courrier numérisable est ensuite scanné. Pour cela, nous utilisons des équipements de haute qualité. Un cachet électronique et un horodatage électronique sont ajoutés à chaque document numérisé. Cela garantit qu'aucune modification inaperçue ne pourra être apportée au document pendant toute la durée de conservation. Nous vous enverrons ensuite votre courrier par voie numérique. Cela peut être fait à un endroit sFTP sécurisé, ou via une API où le courrier numérique se termine directement dans votre système de gestion de documents ou dans vos archives numériques. Si vous utilisez la plateforme DigiConnect, les documents peuvent y être préparés pour un traitement ultérieur dans le module de traitement du courrier entrant (voir ci-dessous).




Renvoyer les documents numérisés et non numérisables

Nous déterminons avec vous ce qui doit être fait avec le courrier numérisé physique et le courrier non numérisable. Nous pouvons le détruire, l'archiver ou vous le renvoyer. Dans ce dernier cas, vous déterminez la fréquence à laquelle les documents seront renvoyés. Si nous archivons le courrier pour vous, nous le conservons dans un environnement sécurisé. Si les documents sont détruits, ils seront détruits selon la procédure du papier confidentiel.


Module de traitement du courrier entrant

Le module de salle de courrier numérique de DigiConnect vous permet d'indexer et de distribuer le courrier entrant que nous avons rendu disponible numériquement (voir ci-dessus), ou que vous avez scanné ou téléchargé vous-même, dans toute l'organisation. Les personnes auxquelles le courrier a été attribué peuvent consulter ensuite les envois dans leur boîte aux lettres personnelle sur la plateforme DigiConnect.

1. Indexation
Dans cette section, vous fournissez aux documents des métadonnées (par exemple, type de document, date du document, expéditeur,…), manuellement ou automatiquement à l'aide de OCR. Vous attribuez ensuite les documents à un service. Vous pouvez vous-même facilement gérer les types de documents, les métadonnées par type de document, les départements et les utilisateurs par département.

2. Consulter les documents / Exporter vers ERP ou progiciel comptable
Les personnes auxquelles le courrier a été attribué peuvent consulter les envois dans leur boîte aux lettres personnelle sur la plateforme DigiConnect. Par exemple, si un document est affecté à un service auquel trois utilisateurs sont liés, ces trois utilisateurs verront le document dans leur boîte aux lettres personnelle. La boîte aux lettres indique si un document a déjà été lu ou non et vous pouvez filtrer les documents par type de document/métadonnées et rechercher des documents en fonction des métadonnées. Vous pouvez également choisir d'exporter les documents indexés, tels que les factures, vers votre ERP ou votre progiciel de comptabilité pour un traitement ultérieur.



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Questions fréquentes (FAQ)

Quelle est la validité juridique d'un envoi recommandé électronique?
Les envois recommandés électroniques, échangés via notre service, ont la même valeur légale que les envois recommandés papier, car notre service est qualifié eIDAS.

Les envois recommandés électroniques via un service d’envoi recommandé électronique qualifié sont non seulement juridiquement valables, mais ils bénéficient également d’une présomption quant à l’intégrité des données, l’envoi de ces données par l’expéditeur identifié, leur réception par le destinataire identifié et l’exactitude de la date et de l’heure de l’envoi et de la réception indiquées par le service d’envoi recommandé électronique qualifié.

Les envois recommandés électroniques via un service non qualifié, par contre, ne bénéficient pas de la même présomption quant à l’intégrité et l’authenticité des données, et celles-ci, ainsi que le fait que le message ait été envoyé/réceptionné ou non, devront être démontrés devant le juge, en cas de litige.

Références: certificat de conformité, conditions générales, déclaration de confidentialité, liste de confiance nationale, règlement eIDAS

La personne ou l'entreprise à qui je souhaite envoyer un envoi recommandé électronique, doit-elle également être enregistrée?
Non, le destinataire n'a pas besoin d'être inscrit sur notre service. Toutefois, la législation stipule qu'un destinataire ne peut être contraint d'accepter une lettre recommandée sous forme électronique. Il y a donc recours au papier lorsque le courrier recommandé n'est pas collecté sous forme électronique. La procédure suivie est expliquée dans la section "Comment fonctionne l’envoi recommandé électronique?" ci-dessus.

Vos services sont-ils également accessibles aux particuliers?
Le service d'envoi de courrier recommandé électronique et de courrier recommandé hybride est accessible aux particuliers. Les autres modes d'expédition tels que courrier papier, Doccle, PEPPOL ne sont disponibles que pour les entreprises. Le traitement du courrier entrant n'est également disponible que pour les entreprises.

Nous souhaitons configurer via une API une intégration avec un logiciel de comptabilité ou ERP existant. Est-ce possible?
Oui, c’est possible. Veuillez nous contacter à cet effet. Cela nous permettra d’examiner la manière de configurer cette intégration au mieux en fonction de votre situation.

Dans les médias

De Tijd  -   Het Nieuwsblad  -   Het Belang van Limburg  -   Het Laatste Nieuws   -   VRT Nieuws  -   De Morgen  -   De Standaard  -   Ondernemingsdatabank  -   Trends MoneyTalk

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