Document distributie
Verzending van uitgaande documenten via e-mail, beveiligde e-mail, PEPPOL of per reguliere briefpost (prior en non-prior).
Aangetekende zendingen
Gekwalificeerde dienst voor elektronische en hybride aangetekende zendingen conform Verordening (EU) 910/2014 (eIDAS Verordening).
Digitale postkamer
Digitalisering van inkomende papieren post, OCR/indexering, archivering en digitale distributie doorheen de organisatie.
Document distributie
Bij ons kunt u terecht voor al uw uitgaande correspondentie via e-mail, beveiligde e-mail, PEPPOL, papieren briefpost en eIDAS gekwalificeerde aangetekende zending.
U bezorgt ons digitaal de documenten die u wenst te versturen via het web portaal of in bulk via onze API en wij zorgen dat ze afgeleverd worden via het door u gekozen kanaal.
In geval van aflevering via e-mail kunt u de layout van de e-mail personaliseren met uw eigen logo en themakleur, alsook de e-mails laten versturen vanuit uw eigen domeinnaam. Optioneel kunt u het bericht beveiligen. In dat geval zal de geadresseerde een 6-cijferige code ontvangen per SMS, die ingegeven moet worden op het scherm alvorens het document gedownload kan worden. Op die manier bent u zeker dat het document enkel door de beoogde ontvanger geopend kan worden.
Voor de aflevering op papier maken we gebruik van professionele printapparatuur waarbij u tevens de enveloppe kunt voorzien van uw eigen logo.
Ook voor e-facturatie via het PEPPOL netwerk kunt u bij ons terecht, daar wij erkend zijn als Certified Peppol Access Point.
Aangetekende zendingen
Via onze eIDAS gekwalificeerde vertrouwensdienst Aangetekende.email™ kunnen Elektronisch Aangetekende Zendingen uitgewisseld worden tussen verzender en ontvanger zonder enige "papieren tussenkomst" en dit met dezelfde juridische waarde van een klassieke aangetekende zending op papier.
Naast elektronisch aangetekende bezorging biedt het DigiConnect platform u ook een hybride alternatief aan waarbij de verzender de aangetekende zending elektronisch opstelt en indient op het platform, waarna wij deze uitprinten, envelopperen, frankeren en aanbieden bij bpost ter verzending via klassieke aangetekende brief.
Welke van de twee alternatieven u ook gebruikt, u geniet een tijdsbesparing doordat u zich niet meer moet verplaatsen om een aangetekende zending af te geven. U kunt uw aangetekende zending 24/7 elektronisch indienen dus ook buiten kantooruren. U hoeft geen printer, papier, enveloppen in huis te hebben en ook geen werk meer te besteden aan het printen, envelopperen en frankeren.
En dit alles aan scherpe tarieven. Voor een Elektronisch Aangetekende Zending betaalt u een fractie van een aangetekende zending op papier. Voor de hybride versie geniet u van voordeeltarieven op de frankeerkosten. Voor het materiaal (papier, enveloppen, inkt) en de behandeling vragen wij een kleine materiaal- en handelingskost. In totaliteit zult u voordeliger uitkomen rekening houdende met de besparing op frankeerkosten, papier, inkt, enveloppen, printerslijtage, brandstof voor verplaatsing en het tijdsverlies die u niet meer zult hebben.
Partnership met Doccle
Bent u een bedrijf en wenst u via Doccle aangetekende zendingen te versturen? Door de samenwerking tussen Connect Solutions en Doccle kunt u aangetekende zendingen versturen via Doccle, het grootste digitale administratieplatform van België met meer dan twee miljoen abonnees.
Klik hier voor meer info.
Hoe werkt een Elektronisch Aangetekende Zending?
Indienen bericht
U dient het bericht in met een onderwerp, bodytekst en/of één of meerdere PDF bijlagen.
Notificatie naar de geadresseerde
De geadresseerde krijgt een uitnodiging via e-mail en/of SMS om de aangetekende zending in elektronische vorm te aanvaarden en op te halen.
Ophalen elektronisch aangetekende zending
De geadresseerde identificeert zich met eID of itsme®. Na succesvolle identificatie kan het bericht gedownload worden.
Fallback-to-paper
Indien de geadresseerde na een aantal dagen (te bepalen door de verzender) de aangetekende zending nog niet elektronisch heeft opgehaald, dan wordt deze omgezet naar een hybride aangetekende zending waarbij ze wordt aangeboden bij bpost ter verzending via de klassieke aangetekende brief.
24/7 van achter uw PC, laptop of mobiel toestel, dus ook buiten kantooruren
Geen gedoe met printers, papier, enveloppen en postzegels
Tijdswinst doordat u zich niet meer hoeft te verplaatsen
Eenvoudig in gebruik en goedkoop
Milieuvriendelijk
Onze klanten
Hieronder vindt u enkele van onze klanten die gebruik maken van onze dienst voor aangetekende zendingen.
Digitale postkamer
Via deze dienst kunt u uw inkomende post door ons laten digitaliseren.
Scannen en digitaliseren van uw post
U zorgt ervoor dat uw post doorgestuurd wordt naar onze locatie, bijvoorbeeld via de doorzenddienst van bpost. In eerste instantie doen wij het voorbereidend werk waarbij we de post uit de enveloppen halen, eventueel nietjes verwijderen, enz... Vervolgens delen wij uw post op tussen scanbare en niet scanbare post. Niet scanbare poststukken zijn alle poststukken die niet losbladig zijn of niet losbladig te maken zijn waaronder reclamebladen- en drukwerk, of een formaat groter dan A3 hebben. De scanbare post wordt vervolgens gescand. Hiervoor maken we gebruik van hoog kwalitatieve apparatuur. Aan elk gescand document wordt er een digitale zegel en timestamp toegevoegd. Dit geeft de garantie dat er gedurende de volledige bewaartermijn geen onopgemerkte wijzigingen aan het document kunnen plaatsvinden. Vervolgens zorgen wij ervoor dat uw post digitaal wordt aangeleverd. Dit kan op een beveiligde sFTP locatie, of via een API waarbij de digitale post rechtstreeks in uw document management systeem of digitaal archief terecht komt. Indien u gebruik maakt van het DigiConnect platform, dan kunnen de documenten daar klaargezet worden voor verdere verwerking in de inkomende postverwerking module (zie verder).
Retour zenden gescande en niet scanbare documenten
In overleg met u bepalen we wat er met de fysieke gescande post en niet-scanbare post moet gebeuren. Wij kunnen deze vernietigen, archiveren of aan u retour zenden. In het laatste geval maken we afspraken met u om de hoeveel tijd de post aan u teruggestuurd dient te worden. Indien we de post voor u archiveren, bewaren we deze in een beveiligde omgeving. Indien documenten worden vernietigd, worden deze vernietigd cf. de procedure voor vertrouwelijk papier.
Inkomende postverwerking module
De digitale postkamer module van DigiConnect laat u toe inkomende post die door ons digitaal beschikbaar is gesteld (zie bovenstaand), of die u zelf gescand of geüpload heeft, te indexeren en te routeren doorheen de organisatie. De personen aan wie de post toebedeeld is, kunnen de poststukken vervolgens in hun persoonlijke postbus op het DigiConnect platform raadplegen.
1. Indexering
In dit onderdeel voorziet u de documenten van metadata (bijv. document type, document datum, afzender, …), handmatig of automatisch met behulp van OCR.
Vervolgens wijst u de documenten toe aan een afdeling.
De documenttypen, metadata per documenttype, afdelingen en de gebruikers per afdeling kunt u zelf en eenvoudig beheren.
2. Documenten raadplegen / Export naar ERP- of boekhoudpakket
De personen aan wie de post toebedeeld is, kunnen de poststukken raadplegen in hun persoonlijke postbus op het DigiConnect platform. Indien een document bijv. aan een afdeling toegewezen is waar drie gebruikers aan gekoppeld zijn, zien deze drie gebruikers het document in hun persoonlijke postbus.
In de postbus wordt aangegeven of een document al gelezen is of niet en kunt u documenten filteren op documenttype/metadata en documenten zoeken op basis van metadata. U kunt er ook voor opteren de geïndexeerde documenten, zoals bijv. facturen te exporteren naar uw ERP- of boekhoudpakket voor verdere verwerking.
Maak uw account aan
Na doorlopen van de onboarding procedure kunt u onmiddellijk aan de slag.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Elektronisch aangetekende zendingen via een gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging hebben niet alleen een rechtsgeldig effect, maar genieten ook het vermoeden van de integriteit van de gegevens, het verzenden van die gegevens door de geïdentificeerde verzender, de ontvangst ervan door de geïdentificeerde ontvanger en de juistheid van de datum en tijd van verzending en ontvangst zoals aangegeven door de gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging.
Elektronisch aangetekende zendingen via een niet-gekwalificeerde dienst daarentegen genieten niet hetzelfde vermoeden van integriteit en authenticiteit en deze zullen samen met het feit of het bericht al dan niet verzonden/ontvangen werd in geval van betwisting bewezen moeten worden voor de rechtbank.
Verwijzingen: certificaat van conformiteit, algemene voorwaarden, privacy statement, nationale vertrouwenslijst, eIDAS verordening
Rekening houdende met voorgaande zijn er twee scenario's voorzien op het platform:
De procedure die gevolgd wordt bij een geadresseerde die niet geregistreerd is als ontvanger op onze dienst Aangetekende.email™, staat toegelicht in rubriek "Hoe werkt een Elektronisch Aangetekende Zending?" hierboven.
Indien de geadresseerde geregistreerd is als ontvanger op onze dienst Aangetekende.email™ dan heeft deze zich, door het aanvaarden van de algemene voorwaarden, akkoord verklaard om aangetekende zendingen in elektronische vorm te ontvangen. In dat geval kunt u de aangetekende zending indienen en zal deze onmiddellijk afgeleverd worden in het account van de geadresseerde. U kunt hierbij een juridisch geldend "bewijs van verzending" downloaden. De geadresseerde heeft vervolgens 14 dagen de tijd om de zending te bevestigen voor ontvangst. Van zodra deze de ontvangst bevestigt, kunt u tevens een "bewijs van ontvangstbevestiging" downloaden. Reageert de geadresseerde niet binnen de 14 dagen, dan krijgt het bericht de status "vervallen", maar bezit u in ieder geval het "bewijs van verzending" dat gebruikt kan worden bij eventuele geschillen.
De dienst voor het scannen en digitaliseren van inkomende post als outsourcing dienst is enkel beschikbaar voor bedrijven. Als particulier kunt u wel gebruik maken van de inkomende postverwerking module op het platform waarbij u zelf uw inkomende post kunt scannen of uploaden, indexeren en archiveren.
In geval van grote volumes zijn er kortingen van toepassing. Gelieve ons in dat geval te contacteren voor een offerte op maat.
Dit om na te gaan hoe deze integratie het best opgezet kan worden afhankelijk van uw situatie.