E-facturatie via PEPPOL wordt in België vanaf 2026 verplicht in een B2B context. Voor facturatie naar de overheid is het vandaag al verplicht. Wees voorbereid en wacht echter niet tot 2026 en begin vandaag met het versturen en ontvangen van e-facturen via PEPPOL.
Wat is PEPPOL?
Peppol is een netwerk voor het uitwisselen van documenten in gestructureerd elektronisch formaat via een beveiligd netwerk.
Om documenten uit te wisselen moeten verzenders en ontvangers aangesloten zijn bij een Peppol Access Point, zoals DigiConnect.
Vervolgens kunnen berichten uitgewisseld worden met andere ondernemingen die op eender welk Access Point aangesloten zijn.
Ondernemingen op het Peppol netwerk krijgen een uniek identificatienummer waarmee men elkaar kan terugvinden via een centraal adresboek.
Vergelijk het met een netwerk voor mobiele telefonie. Als je geabonneerd bent bij Orange krijg je een uniek GSM nummer en kun je bellen naar iedereen die aangesloten is bij eender welke provider. Niet enkel naar Orange, maar ook naar anderen die een abonnement hebben bij Proximus, BASE,...
Gestructureerd formaat
Berichten uitgewisseld via Peppol moeten voldoen aan bepaalde standaarden, waarbij gebruik gemaakt wordt van UBL. Om te verzenden moet u dus een factuur in UBL formaat kunnen aanmaken. De meeste boekhoudpakketten kunnen facturen exporteren naar UBL/XML formaat waarna u ze vervolgens in mass kunt uploaden op DigiConnect. Heeft u echter (nog) geen boekhoudpakket die facturen in UBL formaat kan aanmaken. Geen probleem. Via DigiConnect kunt u aan de hand van eenvoudige invoervelden op het scherm een factuur aanmaken die vervolgens opgemaakt wordt in UBL formaat en verstuurd wordt via Peppol.
e-facturen ontvangen
De e-facturen die via Peppol naar uw onderneming verstuurd worden, kunt u raadplegen en downloaden op DigiConnect of exporteren naar uw boekhoud- of ERP-pakket. UBL is echter een technisch formaat dat leesbaar is voor een computer, maar niet vlot leest voor mensen. Daarom maakt DigiConnect voor elk ontvangen UBL bestand een "Human Readable PDF" versie aan. De UBL factuur kunt u vervolgens gebruiken om de factuur automatisch in uw boekhoudpakket te boeken en de Human Readable PDF kunt u gebruiken tijdens het goedkeuringsproces. Of indien u (nog) geen boekhoudpakket heeft dat UBL facturen automatisch kan inlezen, dan kunt u de Human Readable PDF gebruiken om de factuur handmatig in te boeken. U kunt dan in ieder geval e-facturen ontvangen via Peppol en zo voldoen aan de aankomende verplichtingen.